Interne Kommunikation erlebt Renaissance

BREMEN Bereits vor der Pandemie hatte das Thema Krisenkommunikation mehr an Bedeutung gewonnen und führte zu einem entsprechenden Nachfrageverhalten. Mit Corona – eine Krise im XXL-Format – erfolgte eine weitere und deutliche Zunahme. Die angespannte Lage hat in den vergangenen Monaten unterschiedliche Facetten angenommen (politisch, persönlich, wirtschaftlich) und durchzieht nach wie vor die gesamte Welt sowie alle Gesellschaftsschichten. Den Arbeitgebern und Beschäftigten wurde und wird gleichermaßen viel abverlangt. Homeoffice, Kurzarbeit, Flexibilität, neue Rahmenbedingungen und im schlimmsten Fall Kündigungen standen und stehen plötzlich für viele Firmen an der Tagesordnung.

Dabei geht es neben den wirtschaftlichen Aspekten auch um die Gestaltung von veränderten Arbeitsabläufen unter Berücksichtigung der gesundheitlichen Gegebenheiten. Hieraus ergibt sich zusätzlich ein neuer Stellenwert für die interne Kommunikation. „Auf einmal MUSSTE gesprochen werden“, erläutert Kommunikationsexperte Frank Lenk von der Orbitak AG. „Die Mitarbeiter in diesen Zeiten vernünftig abzuholen, aufzubauen, Möglichkeiten und Lösungen zu finden – gemeinsam – das stellt viele vor Herausforderungen.“ Häufiger als in der Vergangenheit werden nun von Unternehmen ebenfalls Konzepte zur Krisenprävention nachgefragt – und das bundesweit. Auch Verbände, Kammern und Vereine informieren sich verstärkt zum Umgang mit kritischen Situationen und buchen Webinare.
So konnte der Experte beispielsweise bereits einem mittelständischen Unternehmen helfen, dessen Produktionsstätten ins Ausland verlagert wurden. Dies ging mit dem Verlust von Arbeitsplätzen einher und führte zu Unruhe in der Belegschaft. Die Aufmerksamkeit der Medien wurde erhöht.

Die Kommunikation hier: Intern, um die Mitarbeiter mitzunehmen. Extern, um die Öffentlichkeit zu informieren.
Ein intensiveres Beispiel war die Arbeit mit dem Hannoveraner Verband. Dieser führte eine Hengstversteigerung in der Niedersachsenhalle in Verden durch. Der Hengst Confess Color wurde für 1,89 Millionen Euro versteigert. Kurz vor dem endgültigen Zuschlag kam es noch zu einem Gegengebot eines namhaften Züchters, welches allerdings übersehen wurde und für sehr viel Unmut von mehreren Seiten sorgte. Hier galt es, intensiv zu analysieren, aufzuklären, Konsequenzen zu ziehen und auch die rechtliche Bewertung zu hinterfragen. Die Kommunikation hier: Intern, extern und an alle Betroffenen.

„Jede Krise ist immer einzigartig und doch laufen sie oft nach einem bestimmten Muster. Wichtig ist, die Krise an sich zu erkennen und dementsprechend darauf zu reagieren“, so Lenk. „Verantwortung übernehmen gehört genauso dazu wie vielleicht eine neue Vertrauenskommunikation. Die Angestellten sollten nicht das Gefühl haben, nicht gehört, nicht gesehen zu werden.“
Besondere kommunikative Herausforderungen und Phasen der Unternehmen gab und gibt es zudem während der noch anhaltenden Corona-Krise. „Folgende Tipps seien hier genannt: Kommunikation ist immer Chefsache und sollte stets schnell, transparent, präzise, offen, flexibel und systematisch erfolgen.

Drei Hauptpunkte stehen hierbei im Fokus:
• Mitarbeitende informieren: Arbeitsschutz, Organisatorische Maßnahmen, Hygienemaßnahmen
• Externe Kommunikation: Kunden, Partner, Lieferanten und Stakeholder
• Wirtschaftliche Folgen: Kurzarbeit, Entlassungen, Insolvenz

„Erfolgreiche Krisenkommunikation gelingt mit entsprechenden Maßnahmen, die individuell herausgearbeitet und umgesetzt werden“, bekräftigt Lenk. Unternehmen haben immer die Chance, sich für die Zukunft sowohl intern als auch extern anders aufzustellen.

Kontakt: Frank Lenk – 0171 532 6656

BREMEN Die Umsetzung der Corona-Maßnahmen fällt Menschen unterschiedlich leicht oder schwer. Ständig zu Hause von Angehörigen umgeben oder auch allein zu sein, bedeutet enorme Herausforderungen. Der Hirnforscher Prof. Gerhard Roth (77) und der Betriebswirt Sebastian Herbst (44) geben im Gespräch mit unserer Zeitung Empfehlungen für den Einzelnen und auch für Schule und Wirtschaft.

Mittlerweile scheinen die Menschen die Corona-Maßnahmen verinnerlicht zu haben. Wie schätzen Sie die Lage ein?

Roth: Die Umstellungen sind gravierend. Sie greifen tief in unseren Alltag ein. Es gibt Leute, die das schnell erledigen und andere, denen das schwerfällt. Das steckt tief in der Persönlichkeit. Die Frage ist, wann sind Geduld und Impulskontrolle auf der Kippe. Wie lange hält man das durch? Der eine schafft das zwei Jahre, der andere nicht mal drei Tage. Das ist zum Teil genetisch festgelegt, aber zu mehr als der Hälfte durch die Erziehung und Umwelt bedingt. Eine Gefahr ist die Reibung der Personen, wenn man von morgens bis abends zu Hause zusammen ist. Wenn da Konflikte losgelassen werden, kann es bis zu Gewaltausbrüchen kommen.

Was sollte man tun, wenn Aggressionen kommen?

Roth: Man sollte sich ablenken und etwas tun, das Spaß macht, um sich vom Stress zu erholen. Vielleicht einfach mal aus dem Zimmer gehen oder ein schönes Buch angucken. Es kommen ja teilweise noch andere Belastungen hinzu, etwa die Ungewissheit oder die Angst vor Arbeitslosigkeit. Gefährlich wird es, wenn der Cortisol-Spiegel ansteigt. Dieses Stress-Hormon blockiert den Verstand und die Intelligenz. Irgendwann rastet man aus.

Gibt es da ein Gegenmittel aus biologischer Sicht?

Roth: Ein gutes Mittel dagegen ist, das Hormon Oxytocin hochzutreiben. Das wird durch harmonisches Zusammensein erreicht. Eine Möglichkeit ist, abends Karten zu spielen, es sich mit der Familie gemütlich zu machen, schöne Filme anzugucken und Musik zu hören. Das senkt den Cortisol-Spiegel und beruhigt. Außerdem werden Opioide, also hirneigene Drogen, freigesetzt.

Mitunter kann es auch zu Einsamkeit und Depressionen kommen…

Roth: Zu Depressionen kommt es, wenn man nichts erlebt und durch nichts abgelenkt wird. Dann können sich solche Anlagen voll entfalten. Leute, die allein sind, haben nicht die Möglichkeit, Luft rauszulassen, außer sie würden mit sich selber schimpfen. Wichtig ist, sich einen festen Tagesplan zuzulegen. Man sollte morgens um 6 Uhr aufstehen und Gymnastik zu treiben. Ausschlafen fördert Depressionen. Man sollte Dinge tun, die man schön findet.

Herbst: Dies ist zudem ein wichtiges Thema für Leute im Home-Office. Das führt ja auch zu einer Veränderung der Routinen im Arbeitsleben. Es gibt andere Aufgaben und neue, virtuelle Technologien. Die Leute sind nicht mehr in ihrer sozialen Gruppe. Den Unterschied merkt man. Wir machen jetzt unser Daily-Stand-Up-Meeting virtuell. Um 8.30 Uhr ist ein erstes Meeting mit Kamera. Man muss sich bürotauglich anziehen. Wichtig ist es vor allem, gewisse Routinen beizubehalten.

Merkt man einen Unterschied zwischen älteren und jüngeren Mitarbeitern bei der Anpassungsfähigkeit?

Herbst: Das hängt mit Persönlichkeitstypologien zusammen. Wir sehen, dass es auch Personen aus einer Generation unterschiedlich leichtfällt. Jüngere und ältere schaffen das gut, wenn die Persönlichkeitstypologie passt.

Roth: Es war ein Fehler der Wirtschaft, auf Persönlichkeitstypologien nicht achtzugeben.

Was können eigentlich Schulen und Betriebe aus der aktuellen Lage lernen?

Roth: Es gibt da große Chancen für selbstreguliertes Lernen und Schülerzentriertheit. Der Lehrer kann sich nicht einfach vorne hinstellen und auf die Schüler einreden. Auch werden sich die Computer-Skills weiterentwickeln.

Herbst: Es setzen jetzt mehr Menschen neue Technologien ein. Viele werden aber in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen. Wir müssen die Gunst der Stunde nutzen, die neue Annäherung an Technologie in die alte Welt zu übertragen. Die Interaktion in Teams, die Innovation, Kreativität und Performancebekommen wir aber virtuell alleine nicht hin.

BREMEN Corona macht Angst. Auch unter Arbeitnehmern. Sie fürchten um ihre Gesundheit und mitunter auch um die eigene Existenz. Unternehmer sollten in diesem Fall ein Gefühl der Sicherheit geben und klar kommunizieren. Was hier wichtig ist, erzählt der Bremer Kommunikationsexperte Frank Lenk im Interview.

Herr Lenk, Sie erleben gerade viele Anfragen zur betriebsinternen Kommunikation vor dem Hintergrund der Corona-Epidemie. Wie stark ist der Anstieg?

Normal haben wir eine Anfrage zur Krisenkommunikation im Monat, wobei es im Allgemeinen um betriebliche Umstrukturierungen geht. Jetzt hatten wir zwölf Anfragen in zehn Tagen zur Corona-Pandemie. Dabei ist viel gehobener Mittelstand mit 500 oder 600 Mitarbeitern. Aber auch kleinere Firmen mit zehn Leuten fragen an.

Was empfehlen Sie als Kommunikationsexperte?

Der Arbeitgeber muss schnell, offen und klar kommunizieren. Es ist in so einem Fall wichtig, zeitnah zu reagieren. Nur so kann man die Mitarbeiter mitnehmen und für eine klare Informationslage sorgen.

Was muss der Arbeitgeber kommunizieren?

Wichtig ist eine klare Handlungsanweisung, Hände waschen, Zimmer belüften, Abstand halten, Begrüßung ohne Händeschütteln. Der Arbeitgeber muss erklären, wie die Struktur verändert wird, etwa Arbeit im Home-Office oder ein Team kommt ins Büro, ein anderes arbeitet von zu Hause am Rechner. Nach zwei Wochen wird dann getauscht. Die PCs werden abends mit nach Hause genommen, damit auch von zu Hause gearbeitet werden kann. Die Handlungsanweisungen betreffen nicht nur die Prävention, sondern sind erst recht wichtig, wenn ein Akut-Fall da ist.

Was ist dann zu tun?

Der Arbeitgeber muss den Fall genau analysieren. Das ist seine unternehmerische Verantwortung. Wo hat die Person gesessen und mit wem war sie im Austausch? Der Unternehmer muss sein Biotop im Griff haben. Da liegt bei dem Unternehmen eine Riesenverantwortung.

Was sollten Arbeitgeber dabei im Hinterkopf haben?

Der Arbeitgeber muss die Formel ausgeben, die Gesundheit steht über allem. Der Arbeitgeber gibt den Rahmen vor, der Mitarbeiter muss verstehen, dass er eigenverantwortlich handeln und auch seine Entscheidungen an den Unternehmer herantragen muss.

Die Arbeitnehmer haben möglicherweise Angst um ihre Existenz und die ihrer Familien. Sie fürchten, unverschuldet von jetzt auf gleich entlassen zu werden. Der Unternehmer muss seine Mitarbeiter zu jeder Zeit mitnehmen. Er muss Gerüchten entgegenwirken. Er muss den Mitarbeitern sagen: „Wir wollen das Schiff durch schwere See in ruhiges Fahrwasser bringen, und dafür brauchen wir die und die Maßnahmen.“ Es geht immer nur um Lösungen. Im Moment schlagen die Wellen ja tatsächlich sehr hoch.

Wie beurteilen Sie die Kommunikation, die wir seitens der Politik erleben?

Die Ausgangssituation ist eine Faktenlage, die sich fast stündlich ändert. Die Politik versucht, angemessen damit umzugehen. Ich finde, dass denen das gut gelingt. Es bedarf eines ausbalancierten Verhaltens. Es darf keine Hysterie geben, die Leute dürfen die Situation aber auch nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es ist eine Situation, wie wir sie noch nie gehabt haben. Sie hat eine brutale Dynamik. Es gibt keine Erfahrungswerte dazu. Es ist eine internationale Krise. Alle Märkte sind betroffen. Es kommt zur Existenznot unter Betrieben und Mitarbeitern. Mehr Krise geht gar nicht. Mit Krediten und den Regelungen zur Kurzarbeit hat die Politik klare Signale gegeben.

Sollten sich auch Vereine aus dem Freizeitbereich ähnliche Gedanken wie Unternehmen über ihre Kommunikation in der Corona-Krise machen?

Ja. Alle Institutionen, wo Menschen zusammenkommen, um ein Ziel zu verfolgen, brauchen eine ähnliche Kommunikation und haben ja auch zum Teil ähnliche Strukturen und in ihnen sind ähnliche Aufgaben zu bewältigen. Wenn es in einem Verein eine Ansteckung gibt, spricht sich das schnell rum. Man muss schon den ersten Fall klar und offen kommunizieren. Es ist wichtig, die Sorgen aufzufangen und sprechfähig zu bleiben. Auch, wenn keine Vereinsaktivität stattfindet, muss die Kommunikation fortgesetzt werden.

Zur Person

Frank Lenk, geboren 1959 in Wolfenbüttel, studierte Betriebswirtschaftslehre in Bremen, war geschäftsführender Gesellschafter bei dem Software-Unternehmen Team Neusta und gründete dann die Kommunikationsagentur Lenk-Communications. Die fusionierte vor eineinhalb Jahren mit der Bremer Unternehmensberatung Orbitak AG. Dort leitet Lenk als Spezialist für Change-Management und Krisenkommunikation den Bereich Kommunikationsberatung.

Das ist selten: Statt Kontakt über offizielle Veranstaltungen zu knüpfen, wurde einfach selbst eine Tour gestartet.

BREMEN /OLDENBURG /EMMEN Kontakte zwischen Unternehmen in der Metropolregion Nordwest und in den Niederlanden anzubahnen – das ist meist Sache von Institutionen und Messen. Doch es geht auch anders, wie Managementberater Roderik Bojanowski vom Oldenburger Systemtechnik-Haus BTC berichtet.

In Holland laute ja die Devise: „Einfach mal machen.“ Dies habe der Kommunikationsexperte Frank Lenk (Ganderkesee) von der Orbitak AG (Bremen) inspiriert. Er habe einfach verschiedene andere Unternehmer eingeladen, eine Brücke ins Nachbarland zu schlagen, um bei einem „Roundtable“ herauszufinden, wie man gemeinsam Business generieren und zusammenarbeiten kann.

15 Gäste folgten dem Aufruf. Man stieg morgens um 7 Uhr in den „Unternehmerbus, fuhr nach Emmen und tauschte sich mit niederländischen Kollegen aus.

„Losgelöst von Kammern, Verbänden und Politik war es möglich, sich in guter Atmosphäre auszutauschen und Ideen mitzunehmen“, bilanzierte Lenk. Fachkräftemangel und Digitalisierung waren ebenso Thema wie Synergieeffekte. Es habe sich „gezeigt, wie viel Potenzial in dieser Idee des Kennenlernens steckt“, so Lenk. 2020 soll es ein Treffen in Bremen geben.